Software su misura o SaaS: quale costa davvero meno

Nel primo anno il SaaS costa quasi sempre meno: si paga un canone e si parte. Su tre o cinque anni la risposta cambia, e dipende da poche variabili: quanti utenti pagano la licenza, quanto crescono i listini, quanta parte del software usate davvero e quanto costa mantenere quello su misura. In questa guida trovate il metodo per fare il confronto sul vostro caso, un esempio calcolato anno per anno e le novità che cambiano il conto, dal Data Act europeo al trattamento fiscale.

Quale costa meno tra SaaS e software su misura?

Il SaaS vince quando il processo è standard e gli utenti sono pochi. Il software su misura vince quando gli utenti sono molti, il processo è specifico dell’azienda e l’orizzonte è lungo. Le voci da confrontare sono queste:

Come si calcola il costo totale su cinque anni?

Per ciascuna opzione si sommano, anno per anno, il costo iniziale, i costi ricorrenti, le integrazioni con gli altri software, la formazione e le personalizzazioni. Contate anche il tempo delle vostre persone: nel su misura per definire i requisiti e provare il software, nel SaaS per configurarlo e migrare i dati. Per il SaaS va messo in conto l’aumento dei listini. Per il su misura va messa in conto la manutenzione. Secondo una stima classica dell’ingegneria del software (Robert Glass, IEEE Software, 2001), lungo la vita di un programma assorbe in media il 60% del costo complessivo, con un intervallo tra il 40 e l’80%. Circa il 60% di quella spesa va in nuove funzioni; la correzione degli errori pesa intorno al 17%.

Un esempio con numeri ipotetici, solo per mostrare il metodo. Un’azienda con 20 utenti deve gestire le commesse. Il SaaS costa 60 euro per utente al mese, cioè 14.400 euro l’anno, più 5.000 euro di attivazione e integrazioni; ipotizziamo un aumento del listino del 7% l’anno. Lo strumento su misura costa 35.000 euro di sviluppo e 7.000 euro l’anno tra hosting e manutenzione.

In questo scenario il sorpasso avviene durante il quarto anno. Basta cambiare una variabile per ribaltarlo: con 8 utenti invece di 20, il SaaS costa circa 38.000 euro in cinque anni e resta di gran lunga la scelta più economica. Hosting e manutenzione valgono metà del costo del su misura sui cinque anni. È un’ipotesi coerente con le stime di Glass, che però si riferiscono all’intera vita del software. Se lo strumento richiede evoluzioni frequenti, quella voce sale.

Il canone per utente pesa più di quanto sembri. Sui listini ufficiali di oggi, Salesforce Sales Cloud nella versione Core costa 195 dollari per utente al mese con fatturazione annuale: per 20 utenti fanno 46.800 dollari l’anno, 234.000 in cinque anni, a listino e prima di qualsiasi aumento. Anche la Pro Suite, un gradino sotto, costa 100 dollari per utente al mese: 24.000 dollari l’anno per 20 utenti. Il confronto va fatto con quello che vi serve davvero, ma il meccanismo è lo stesso per qualsiasi SaaS a utenti.

Quando conviene il SaaS?

• Il processo è standard. Contabilità, posta, gestione documentale, un CRM usato come tutti lo usano: per questi processi esiste già software maturo.
• Gli utenti sono pochi o variano molto. Si pagano solo le licenze che servono e si aggiungono quando crescete.
• Serve partire in fretta. Un SaaS si attiva in giorni o settimane, uno sviluppo richiede mesi.
• Usate gran parte delle funzioni. Se il prodotto copre il vostro processo senza forzature, il canone compra anche aggiornamenti, sicurezza e assistenza.

Il cloud è ormai la norma: secondo l’Istat, nel 2025 il 68,1% delle imprese italiane con almeno 10 addetti acquistava servizi cloud di livello intermedio o avanzato, una categoria che comprende software di contabilità, ERP e CRM.

Quando conviene il software su misura?

• Il processo è il vostro vantaggio. Un modo di preventivare, produrre o servire i clienti che vi distingue non entra bene in un prodotto pensato per tutti.
• Gli utenti sono molti. Il canone cresce con ogni licenza, il costo del su misura no.
• Il SaaS va forzato. Se per adattarlo servono componenti aggiuntivi, fogli di calcolo di appoggio e passaggi manuali, state già pagando una personalizzazione, solo in modo meno visibile.
• Il software deve parlare con molti altri. Integrazioni profonde con gestionale, magazzino o produzione sono più semplici quando il codice è vostro.

Spesso la soluzione migliore è mista: SaaS per le parti standard, uno strato su misura per quello che vi distingue e per collegare i sistemi tra loro. Ne abbiamo parlato nella guida su come far comunicare due software diversi e in quella sull’integrazione tra CRM ed ERP.

Quali costi si dimenticano più spesso?

Sul lato SaaS, soprattutto gli aumenti. Dal 1° luglio 2026 Microsoft ha alzato il listino in dollari di Microsoft 365 Business Standard del 12% e di Business Basic del 16%; i clienti esistenti pagano il nuovo prezzo dal primo rinnovo. Ad agosto 2025 Salesforce aveva aumentato in media del 6% i listini delle versioni Enterprise e Unlimited di Sales Cloud, Service Cloud, Field Service e di alcune Industries Cloud, lasciando invariati Starter e Pro. Vertice, piattaforma che gestisce gli acquisti software delle aziende clienti, misura sulla loro spesa un’inflazione dei prezzi SaaS del 16,4% a giugno 2026. Contano anche le licenze pagate e non usate: in media il 36% secondo il SaaS Management Index 2026 di Zylo, che vende software per gestire le licenze e lavora soprattutto con grandi aziende. E ci sono costi una tantum, come l’onboarding obbligatorio da 1.500 dollari del piano Professional di HubSpot Sales Hub.

Sul lato su misura, la manutenzione e la dipendenza da chi ha sviluppato il software. Se il codice, la documentazione e gli accessi non sono vostri per contratto, cambiare fornitore costa quanto riscrivere buona parte del lavoro. Anche sicurezza, backup e aggiornamenti delle librerie sono costi ricorrenti, che nel SaaS sono compresi nel canone.

Cosa cambia con il Data Act per chi sceglie un SaaS?

Il regolamento europeo sui dati (Data Act) si applica dal 12 settembre 2025 e riduce il rischio di restare legati a un fornitore:

• il preavviso per avviare il passaggio a un altro servizio non può superare i 2 mesi, e la transizione deve concludersi entro 30 giorni. Se per il fornitore è tecnicamente impossibile, deve motivarlo entro 14 giorni lavorativi e proporre un periodo alternativo, al massimo di 7 mesi;
• su richiesta, il fornitore deve esportare i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da una macchina;
• fino al 12 gennaio 2027 il fornitore può chiedere costi di passaggio ridotti, pari al massimo ai costi che sostiene; da quella data non può chiederne più.

Restano possibili le penali proporzionate per recesso anticipato previste dai contratti a durata fissa. Per i SaaS il Data Act garantisce l’esportazione dei dati, ma non chiede che le funzioni restino equivalenti nel nuovo servizio: flussi, automazioni, report e configurazioni di solito vanno rifatti, e quel costo resta vostro. Per il su misura c’è un’eccezione: le regole sui costi di passaggio non si applicano ai servizi in cui la maggior parte delle funzioni principali è costruita per un singolo cliente e che non sono offerti a catalogo. Vale quando il fornitore vi eroga il software come servizio. Se invece il codice è vostro e gira sul vostro cloud, il Data Act tutela il passaggio da un cloud all’altro. In entrambi i casi le condizioni di uscita vanno scritte nel contratto: proprietà del codice, documentazione, consegna dei dati e degli accessi.

Come si trattano SaaS e su misura in bilancio e nelle tasse?

Il canone SaaS è un costo di esercizio e si deduce nell’anno in cui matura. Il software su misura commissionato e di proprietà dell’azienda è un’immobilizzazione immateriale: si iscrive a bilancio e si ammortizza negli anni della sua vita utile. Per gli investimenti fatti dal 1° gennaio 2026 al 30 settembre 2028 può valere anche l’iperammortamento della legge 199/2025: il costo viene maggiorato del 180% ai fini dell’ammortamento, fino a 2,5 milioni di euro. Il software deve essere acquistato, interconnesso al sistema di gestione della produzione o alla rete di fornitura e compreso nell’allegato V. L’elenco riguarda soprattutto produzione, logistica e filiera, con alcune voci su sicurezza informatica, energia e intelligenza artificiale: un CRM o un gestionale generico di norma non ci rientra. Servono una comunicazione preventiva al GSE, una perizia tecnica asseverata e una certificazione contabile, che hanno un costo. Le condizioni le abbiamo descritte nell’articolo su quanto costa automatizzare un processo aziendale. In ogni caso la verifica va fatta con il commercialista prima di firmare.

Come si decide senza sbagliare?

1. Descrivete il processo prima di guardare i prodotti. Cosa deve fare il software, chi lo usa, con quali eccezioni.
2. Contate gli utenti di oggi e quelli tra tre anni. È la variabile che sposta di più il risultato.
3. Chiedete il prezzo reale del SaaS. Licenze per il vostro numero di utenti, componenti aggiuntivi, onboarding, integrazioni.
4. Chiedete una stima del su misura con la manutenzione. Una stima senza costi ricorrenti non è confrontabile.
5. Fate il conto cumulato su cinque anni, con un aumento dei listini prudente e le condizioni di uscita di entrambe le opzioni.

Se avete dubbi sui requisiti, usare per qualche mese un SaaS è anche un modo economico per scoprire cosa vi serve davvero. Se oggi il processo vive in fogli di calcolo, partite dai segnali che dicono quando Excel non basta più.

In sintesi

Nel primo anno il SaaS costa quasi sempre meno. Su cinque anni conta soprattutto il numero di utenti: con 20 utenti, nel nostro esempio il su misura diventa più economico durante il quarto anno; con 8 utenti il SaaS resta molto più conveniente. Per decidere confrontate il costo cumulato su cinque anni, con gli aumenti dei listini SaaS e la manutenzione del su misura, che lungo la vita del software pesa spesso più dello sviluppo. Il Data Act rende già oggi più facile uscire da un SaaS, e dal 12 gennaio 2027 senza costi di passaggio. Per il su misura, le condizioni di uscita vanno scritte nel contratto.

Fonti: fasce di investimento della Flow Audit DigiFluss (indicative, non preventivi); R. L. Glass, Frequently Forgotten Fundamental Facts about Software Engineering, IEEE Software (2001); Salesforce, prezzi di Sales Cloud e aggiornamento dei prezzi 2025; Microsoft, aggiornamento dei prezzi di Microsoft 365; HubSpot, prezzi di Sales Hub; Vertice, SaaS inflation rate; Zylo, SaaS Management Index 2026; Istat, Imprese e ICT 2025; Regolamento (UE) 2023/2854, Data Act e scheda della Commissione europea; OIC, principio contabile OIC 24; legge 199/2025. Prezzi e norme verificati il 28 settembre 2026.